Como migrar para PABX IP sem parar a operação

1. Sinais de que é hora de migrar

• A central telefônica é antiga, a manutenção é cara ou faltam peças.
• A conta das operadoras pesa, principalmente com ligações entre unidades.
• Parte da equipe trabalha em home office e não consegue atender o ramal da empresa.
• Clientes chamam por telefone e WhatsApp, e cada canal fica num lugar diferente.
• Não há relatórios de chamadas perdidas, tempo de espera e produtividade.

2. Mapeie a operação atual

Antes de escolher a solução, levante como a empresa se comunica hoje. Esse mapa evita surpresas na migração.

• Quantidade de ramais, linhas e números que os clientes conhecem.
• Unidades, filiais e pessoas em trabalho remoto.
• Gastos mensais com operadoras e com a central.
• Fluxo das ligações: quem atende, para onde transfere, o que acontece fora do horário.
• Canais usados além da voz, como WhatsApp, chat e e-mail.

3. Escolha onde o PABX vai ficar

O PABX IP pode ser implantado de três formas, e a escolha depende da infraestrutura e da política de TI da empresa:

• Na nuvem da Talk System: sem servidor na empresa; a Talk System hospeda e mantém o PABX.
• Na nuvem do cliente: o PABX roda no ambiente de nuvem que a empresa já utiliza.
• Na infraestrutura interna: o PABX é instalado na rede da própria empresa.

Saiba mais sobre o PABX virtual e a telefonia IP empresarial.

4. Meio físico, rede e portabilidade

A qualidade das ligações depende de uma rede bem preparada. Avalie a conexão de internet, a rede interna e a necessidade de PoE para alimentar os telefones IP.

A portabilidade dos números é feita pela operadora. O papel do integrador é indicar o melhor meio físico para conectar esses números ao PABX IP, para que os clientes continuem ligando para os mesmos números.

5. Migre por etapas

1. Configure o PABX com ramais, filas, URA e horários de atendimento.
2. Teste com um grupo piloto antes de envolver toda a empresa.
3. Instale e configure os aparelhos, softphones e aplicativos de celular.
4. Migre os números e os fluxos de atendimento em um horário de menor movimento.
5. Acompanhe os primeiros dias e ajuste filas e regras conforme o uso.

Nessa fase, vale escolher os aparelhos certos para cada perfil. Veja os telefones IP Yealink.

6. Treinamento e suporte

A equipe precisa saber transferir chamadas, usar o ramal no celular e consultar o histórico. Combine também com o fornecedor como funciona o suporte depois da implantação.

7. Checklist final

• Ramais, linhas e números mapeados.
• Modelo de implantação definido (nuvem da Talk System, nuvem do cliente ou interna).
• Rede e meio físico avaliados.
• Portabilidade combinada com a operadora.
• URA, filas e horários configurados.
• Aparelhos e aplicativos instalados.
• Equipe treinada e suporte combinado.